Auf die Frage, ob du einen Gesellschaftsvertrag in Gegenwart eines Notars unterschreiben musst, antworten Juristen gerne mit „Das kommt darauf an“. Aber auf was genau? Das hängt natürlich von der Art des Unternehmens ab, welches du gründen willst.
Notar bei der Gründung eines Unternehmens
Für die Gründung eines Unternehmens ist kein Notar erforderlich, was den Prozess zügig und unkompliziert macht. Alles, was nötig ist, ist, dass es mehr als einen von euch gibt und ihr alle ein gemeinsames Ziel habt. Schon seid ihr eine so genannte Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) (GbR). Auch ein Gesellschaftsvertrag ist nicht erforderlich, um die Gründung einer GbR einzuleiten. Daher ist es nicht notwendig, dass du zu einem Notar gehst.
Trotzdem ist es sehr empfehlenswert, einen Gesellschaftsvertrag zu verfassen oder einen Anwalt damit zu beauftragen. Du solltest dir über die möglichen Fallstricke und Gefahren im Gesellschaftsrecht im Klaren sein, und eine schriftliche Vereinbarung zwischen den Partnern kann viele Missverständnisse verhindern.
Andererseits gibt es einige Arten von Unternehmen, bei denen während des Gründungsprozesses ein Notar hinzugezogen werden muss. So ist es zum Beispiel nicht möglich, eine GmbH oder GmbH & Co. KG allein durch einen einfachen Gesellschaftsvertrag zu gründen. Für den Gesellschaftsvertrag ist die Unterschrift eines Notars erforderlich, und der Notar ist auch für die Eintragung des Unternehmens in das zuständige Handelsregister verantwortlich. Die gleiche Logik gilt für börsennotierte Unternehmen (AG).
Eine KG oder OHG hingegen kann ohne die Hilfe eines Notars gegründet werden. Theoretisch kann der Gesellschaftsvertrag abgeschlossen werden, ohne dass irgendwelche Formalitäten erfüllt werden müssen. Es gibt einige Gesellschaften, die ohne die Hilfe eines Notars gegründet werden können, aber eine dieser Ausnahmen ist die Gründung einer besonderen Verpflichtung zum Kauf oder Verkauf eines Grundstücks. In diesem Fall ist eine notarielle Beurkundung erforderlich, wie es in § 311b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) festgelegt ist.
Um eine Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschrankt) zu gründen, musst du ebenfalls einen Notar aufsuchen.
GmbH notarielle Beurkundung
Um die erste Voraussetzung zu erfüllen, muss der Gesellschaftsvertrag der GmbH notariell beurkundet werden. Die Gründungsgesellschafter müssen vor einen Notar gehen, der den Gesellschaftsvertrag in Anwesenheit aller Gesellschafter notariell beurkundet. Es ist möglich, dass sich Gesellschafter vertreten lassen – allerdings muss die Vollmacht, mit der sich die Vertreter für den Gesellschafter legitimiert, ihrerseits notariell beglaubigt oder beurkundet werden (§ 2 Abs. 2 GmbHG). Dieses Erfordernis dient der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
Wie läuft der Notartermin zur Firmengründung ab?
Beim Notartermin muss jeder der Geschäftsführer anwesend sein. Die Gesellschafter/innen hingegen müssen nicht persönlich bei der Versammlung anwesend sein, sondern können ihre Vertretung an die Geschäftsführer/innen delegieren. Damit der Geschäftsführer zur Vertretung des Unternehmens befugt ist, muss der entsprechende Gesellschafter ihm eine notariell beglaubigte Vollmacht vorlegen.
Für den Fall, dass der Gründer nicht über ausreichende Deutschkenntnisse verfügt, muss beim Notartermin zur Firmengründung auch ein Dolmetscher anwesend sein.
Welche Unterlagen sind für die Firmengründung beim Notar notwendig?
Zum Notartermin müssen die Gründer lediglich einen gültigen Ausweis mitbringen (z. B. einen Führerschein oder einen Reisepass). Vor dem Termin muss dem Notar entweder die individuelle Satzung oder das Musterprotokoll vorliegen. Eines von beiden muss vorgelegt werden. Aktionäre, die nicht anwesend sind, können sich vertreten lassen. Zu diesem Zweck muss dem Notar eine notariell beglaubigte Vollmacht vorgelegt werden.
Wenn es sich um ein Unternehmen mit Sitz im Ausland handelt, müssen die mit dem Unternehmen verbundenen Dokumente dreifach beglaubigt werden. Bei einem übersetzten Dokument muss die zusätzliche Beglaubigung in diesem Fall in Form einer Apostille oder einer Legalisierung erfolgen. Dazu gehören Dokumente wie die Vertretungsbefugnis und der Gesellschaftsvertrag, deren erste Versionen in einer anderen Sprache verfasst wurden. Die Überbeglaubigung des ausländischen Handelsregisterauszugs ist auch dann erforderlich, wenn ein ausländisches Unternehmen Anteilseigner des neuen Unternehmens werden soll.
