Das Flottencontrolling erstellt die wesentlichen Statistiken, die für wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen im Fuhrparkmanagement notwendig sind. Es summiert alle Fahrzeugkosten und setzt sie mit der Leistung des Fahrzeugs oder des Fahrers in Beziehung. Dadurch werden Möglichkeiten zur Kostensenkung und Qualitätsverbesserung deutlicher.
Fuhrparkmanagement Controlling Aufgaben
Zum Controlling eines Fuhrparks gehört es, die relevanten Daten und Informationen zu ermitteln, zusammenzustellen und zu analysieren, um alle Firmenfahrzeuge so effizient wie möglich zu nutzen. Im Fuhrparkmanagement können keine Entscheidungen getroffen werden, ohne dass das Fuhrparkcontrolling als Grundlage dient; insbesondere, wenn es darum geht
- die Beschaffung der geeigneten Fahrzeuge
- bei der Wahl der Finanzierungsmethode für die Fahrzeuge, mit der sich am meisten Geld sparen lässt
- die Effizienz des Fahrzeugeinsatzes zu verbessern
- die laufenden Kosten für den Betrieb der Fahrzeuge so weit wie möglich zu senken
- die Möglichkeit von Verletzungen und Sachschäden zu berücksichtigen und gleichzeitig die Kosten so weit wie möglich zu senken
- beim Verkauf der Fahrzeuge den höchstmöglichen Restwert zu erzielen
Die Kosten für den Betrieb der Fahrzeuge sind in diesem Fall der entscheidende Faktor. Das Management eines Fuhrparks ermittelt die relevanten Kostenkategorien, die Beträge, die auf die Anschaffung und den Betrieb der Fahrzeuge entfallen, und die Entwicklung dieser Kosten im Laufe der Zeit. Dazu stellt es die relevanten Kennzahlen im Fuhrpark zusammen. Die Infoseite Fuhrparkmanagement gibt weitere Informationen zur allgemeinen Verwaltung der Flotten im Fuhrpark.
Gleichzeitig muss geprüft werden, ob die Fahrzeuge für die Aufgaben geeignet sind, für die sie bei ihrer Anschaffung vorgesehen waren. Beispiele dafür sind der Transport von Waren sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch zwischen Unternehmen, um den reibungslosen Ablauf von Prozessen zu gewährleisten, die Erbringung von Dienstleistungen am Standort des Kunden, der Verkauf von Produkten und Kundenbesuche zur Verkaufsförderung sowie die Bereitstellung eines Firmenwagens für Mitarbeiter zur persönlichen Nutzung als Teil ihres Vergütungspakets.
Steuerung und Controlling des Fuhrparks
Die Entscheidungen, die im Fuhrparkmanagement getroffen werden, sowie die Planung, Verwaltung und Kontrolle des Fuhrparks eines Unternehmens basieren auf dem Fuhrparkcontrolling, sagt ags-online.de. Es stellt Daten und Informationen in Form von Fuhrpark Kennzahlen und Berichten zur Verfügung und trägt dazu bei, dass alle Fahrzeuge wirtschaftlich eingesetzt werden.
Fuhrpark Controlling: Erkennen des Bedarfs an Kraftfahrzeugen
Wenn ein Fahrzeug im aktuellen Fuhrpark eines Unternehmens ersetzt werden muss oder wenn die Nachfrage nach Transportdienstleistungen steigt, wird das Unternehmen zusätzliche Fahrzeuge für seinen Fuhrpark anschaffen. Änderungen in den Abläufen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Wachstum (z. B. ein Anstieg der Zahl der Aufträge oder Kunden) und neue Mitarbeiter/innen haben dazu beigetragen, dass dieser zusätzliche Bedarf entstanden ist (z. B. im Außendienst oder Mitarbeiter/innen mit Firmenwagen).
Das Controlling des Fuhrparks muss diese Entwicklungen im Auge behalten und entsprechende Kennzahlen bereitstellen. Dazu können gehören:
- Das Alter der Fahrzeuge, die bisher im Einsatz waren
- Die kumulierte Kilometerleistung der Fahrzeuge
- die Wartezeiten während der Prozesse, die durch einen Mangel an Transportkapazitäten entstehen
- Die Auslastung der verfügbaren Transportkapazitäten und Fahrzeuge
- Schwankungen in der Anzahl der Aufträge, Kunden, Umsätze und Mitarbeiter sowie des Materialverbrauchs
Welche konkreten Kennzahlen genauer bestimmt werden müssen, hängt sowohl von den Fahrzeugtypen und den jeweiligen Prozessen ab als auch von den Gründen, warum Fahrzeuge für einen bestimmten Zweck benötigt werden. Die Steuerung des Fuhrparks basiert auf den folgenden wichtigen Kennzahlen entweder für das laufende Jahr oder für die folgenden zwölf Monate
Fuhrparkmanagement: Welche Arten von Kraftfahrzeugen werden genau im Fuhrpark benötigt?
Das Fuhrparkmanagement ist nun in der Lage, auf der Grundlage dieser Informationen Entscheidungen über die Beschaffung zu treffen.
Fuhrparkkosten berechnen: Wenn es um den Kauf von Fahrzeugen oder LKWs geht ist ein Vergleich der Kosten sinnvoll
Vor dem Kauf eines Fahrzeugs oder LKWs im Fuhrpark muss ein Vergleich der Preise der verschiedenen Anbieter durchgeführt werden. Dabei müssen alle Kosten berücksichtigt werden, die mit dem Erwerb, dem Betrieb und der Entsorgung eines Fahrzeugs verbunden sind. Außerdem muss geprüft werden, wie die Fahrzeuge finanziert werden sollen: Der Kauf mit eigenem Geld, die Finanzierung durch einen Dritten oder das Leasing eines Fahrzeugs sind denkbare Optionen.
Die Investitionen des Unternehmens in neue Fahrzeuge und LKWs zählen zum Anlagevermögen. Die Abschreibung der Fahrzeuge ist es, die langfristig die Kosten verursacht. Die folgenden mit der Beschaffung verbundenen Kosten werden berücksichtigt:
- Kosten der Anschaffung
- Fuhrparkkosten LKW
- Die Kosten für das Zubehör
- Preis für Sonderausstattungen
- Kosten für technische Änderungen am Fahrzeug, z. B. für Aufbauten, Aggregate usw.
- Überführungskosten
- Kosten für die Erstanmeldung
- zusätzliche Kosten, die anfallen, um das Fahrzeug verkehrstauglich zu machen
Die Höhe jeder dieser Kostenkomponenten muss vom Anbieter der Fahrzeuge mitgeteilt oder von der Flottenverwaltung festgelegt werden. Der Abschreibungssatz ändert sich in der Regel nicht. Wenn das Fahrzeug über einen längeren Zeitraum genutzt wird, nachdem sich sein Wert durch die Abschreibung verringert hat, fallen die betreffenden Kosten entweder gar nicht oder nur auf kalkulatorischer Basis an.
Controlling Fuhrparkverwaltung: Kosten im Zusammenhang mit der Fahrzeugfinanzierung
Wenn du ein Fahrzeug mit geliehenem Geld kaufst, musst du die Kosten für die Finanzierung berücksichtigen, z. B. die Zinsen für das geliehene Geld. Bei einer Eigenfinanzierung ist es auch möglich, dass ein kalkulatorischer Zinssatz, auch Eigenkapitalverzinsung genannt, berücksichtigt wird.
Fuhrparkauswertung: Kosten die durch den Betrieb des Fahrzeugs entstehen
Wenn man den Kauf eines Fahrzeugs in Betracht zieht, muss man auch die Betriebskosten berücksichtigen, die sich je nach Anbieter des Fahrzeugs ändern können. Denn sie machen einen beträchtlichen Teil der Gesamtbetriebskosten aus und sollten bei der Auswahl eines Anbieters angemessen berücksichtigt werden. Die folgenden Faktoren sind von Bedeutung:
- Kraftstoffverbrauch
- Treibstoffverbrauch
- Kosten für Instandhaltung und Inspektionen
- Reparaturkosten (nach Schäden)
- Reifenverbrauch und Ersatzkosten
- Versicherungskosten
- Steuer
- Ausgaben für alle anderen Verbrauchsmaterialien
Um die Betriebskosten genau zu berechnen, muss das Fuhrparkcontrolling zunächst alle relevanten Informationen zu diesen Kostentreibern einholen oder schätzen.
Wenn Fahrzeuge im Fuhrpark verkauft werden fallen entweder Kosten oder Einnahmen an
Wenn ein Fahrzeug das Ende seiner Nutzungsdauer erreicht hat, wird es normalerweise verkauft, um Platz für neuere Modelle zu schaffen. In der überwiegenden Mehrheit der Fälle führt dies zu Verkaufserlösen für das Unternehmen, die sich aus dem Restwert des Fahrzeugs ergeben. Dieser Restwert kann je nach Marke, Zustand und anderen Faktoren so hoch sein, wie er nur sein kann. Deshalb sollte er bereits bei der Kaufentscheidung berücksichtigt werden. Kosten im Zusammenhang mit der Entsorgung fallen nur an, wenn das betreffende Fahrzeug (aufgrund von Schäden) unbrauchbar wird.
Fuhrparkmanagement Verteilung und Reduzierung der Kosten für den Fuhrpark
Die Gesamtkosten, die durch das Fuhrparkcontrolling ermittelt und zusammengestellt werden, können dann für verschiedene Zwecke im Fuhrparkmanagement genutzt werden. Zunächst muss ermittelt werden, wie viel jeder einzelne Kostenträger zu den Gesamtkosten beiträgt. Wie hoch dieser Anteil im Einzelfall ist, hängt entweder von den Zielen des Fuhrparkmanagements oder von den Entscheidungen ab, die getroffen werden müssen. Zum Beispiel könnten die Kosten auf folgende Bereiche aufgeteilt werden (wobei verschiedene Entscheidungen getroffen werden können):
- Fahrzeug: Fahrzeuge, die nicht genug Geld einbringen, können aus dem Verkehr gezogen werden.
- Den Fahrern werden Anweisungen gegeben, ihren Kraftstoffverbrauch zu senken.
- Fahrkilometer: eine genauere Berechnung der Angebote ist möglich
- Kunden: Der Wert des Kunden kann herausgefunden werden
- Produkte: Die Preise der Produkte können genauer berechnet werden
- Standort: Es ist möglich, die Vor- und Nachteile eines bestimmten Standorts genauer abzuwägen.
Beim Controlling von Fuhrparks kann z.B. festgestellt werden, dass einzelne Fahrer deutlich mehr zu den Gesamtkosten beitragen als der Durchschnitt. Vergleicht man dieselben Fahrzeuge und Strecken, ist der Kraftstoffverbrauch eines Fahrers über einen längeren Zeitraum deutlich höher als der der anderen. Oder die Reparaturkosten eines Fahrers sind über einen längeren Zeitraum deutlich höher als der Durchschnitt. In einem solchen Fall kann eine Fahrerschulung oder ein Fahrertraining hilfreich sein.